Regolamento aziendale: l’importanza dell’adozione

Un regolamento aziendale efficiente ed efficace, focalizzato sul dipendente, può influenzare la produttività, l’efficienza e la qualità del lavoro in maniera del tutto positiva, promuovendo un ambiente di lavoro sano e trasparente

Lo sviluppo del mondo del lavoro porta con sé alcune innovazioni importanti, una fra queste è sicuramente il regolamento aziendale. Sotto molti aspetti, il regolamento aziendale può aiutare a tutelare l’azienda contribuendo ad un ambiente di lavoro più sicuro e piacevole per tutti.

Cos’è il Regolamento Aziendale?

Il Regolamento Aziendale è un documento interno all’azienda che orienta i comportamenti attesi e le attività aziendali. Si concentra su aspetti specifici dell’organizzazione aziendale come ad esempio sicurezza sul lavoro, modalità di comunicazione di ritardi o assenze o congedi, welfare e politiche di benefit, utilizzo di strumentazione assegnata e dei locali aziendali. Si tratta di un vero e proprio strumento di comunicazione sulla mission e cultura aziendale.

Procedure e aspettative dell’azienda sono esplicitate all’intero del Regolamento Aziendale per fornire una solida base di conoscenza comune e condivisa tra personale e management, anche per orientare l’attività quotidiana di collaboratori e partner. Il Regolamento risulta quindi significativo sia nella fase di inserimento di nuove risorse, sia per il coinvolgimento delle risorse già in organico.

Varie tipologie di Regolamento aziendale

Obiettivi del Regolamento Aziendale

Il Regolamento Aziendale porta con sé un duplice scopo:

• Conoscere e trasmettere a dipendenti e collaboratori la cultura aziendale, attraverso procedure e prassi consolidate in relazione ad aspetti quotidiani ed operativi della vita aziendale
• Assicurare maggiore rispetto delle aspettative aziendali, anche in termini di comportamenti, relazioni e obiettivi condivisi

I vantaggi dell’adozione del Regolamento Aziendale

Di seguito, elenchiamo i vantaggi che il Regolamento Aziendale può apportare ad un’organizzazione:

• Descrizione dei valori aziendali
  Orientare tutti i collaboratori verso comportamenti quotidiani condivisi, verso uno scopo comune
• Comunicazione delle politiche e aspettative aziendali
  Delineare politiche aziendali e dare indicazioni chiare ai collaboratori su quali siano le aspettative aziendali
• Garanzia dell’applicazione coerente delle politiche aziendali
• Definizione delle aspettative di comportamento e delle attività di lavoro
  Comunicare in modo chiaro come ciascuno può dare il proprio contributo all’azienda
• Valorizzazione delle aspettative dei dipendenti
  La garanzia di un ambiente di lavoro positivo, orientato al miglioramento e coinvolgimento continuo è una delle priorità valutate dai candidati alla ricerca di un impiego. Dimostrare di comprendere le esigenze dei propri collaboratori, favorisce la costruzione di un rapporto basato sulla fiducia e sul rispetto reciproco.
• Minimizzazione dei rischi
  La presenza di un Regolamento aziendale riduce in modo significativo i rischi per l’azienda, a fronte di eventuali danni, violazioni, comportamenti contrari alle attese aziendali (costi di gestione, azioni legali, sanzioni, reclami).
• Riduzione dei conflitti
  Condividere le politiche aziendali e metterle in atto con azioni concrete e quotidiane favorisce la diminuzione delle incomprensioni e, conseguentemente, dei conflitti.
• Migliorare la gestione delle emergenze
  Un Regolamento aziendale permette una migliore gestione degli eventi e dei periodi emergenziali.

Normativa di riferimento Regolamento Aziendale

Il Regolamento Aziendale non è obbligatorio per legge, ma aiuta a organizzare e guidare il comportamento del personale secondo i principi di legalità, correttezza e rispetto reciproco. Tutti elementi utili a rafforzare l’immagine e la percezione dell’azienda.

Ogni Azienda è unica, pertanto il Regolamento Aziendale non può essere universale e generico, ma deve essere pensato e redatto appositamente per la realtà specifica che andrà a regolamentare.

Inoltre, il Regolamento dovrà essere aggiornato periodicamente in base alle specifiche esigenze che possono variare nel tempo (es., nuovi strumenti utilizzati nelle lavorazioni, nuova organizzazione delle attività e delle risorse).

I principali contenuti di un Regolamento Aziendale

Di seguito elenchiamo gli aspetti che possono essere disciplinati all’interno di un Regolamento Aziendale.

• Regole di comportamento
  Il Regolamento aziendale disciplina i comportamenti che i lavoratori devono tenere in azienda, regolamentando le norme di ingresso ed uscita (eventuale flessibilità di orario, modalità di timbratura, …), il cambio degli indumenti, la reperibilità, le comunicazioni di ritardi, assenze, richieste di autorizzazione di permessi e ferie, etc.
• Politica di utilizzo degli strumenti assegnati
  L’utilizzo sempre crescente di strumenti e tecnologie nei processi e nelle quotidiane attività di lavoro rende tale tematica decisiva per definire le corrette modalità di utilizzo degli strumenti aziendali assegnati, quali PC, tablet, smartphone e simili. Inoltre, nel corso del 2020, si è reso necessario includere una specifica sezione a disciplina dello Smart Working, indicando strumenti e modalità per lavorare in sicurezza, da remoto e da ambienti diversi dal proprio ufficio.
• Utilizzo di auto aziendali
  Qualora l’azienda metta a disposizione dei veicoli è necessario disciplinarne le modalità di utilizzo, la gestione dei costi ad essi collegati (carburante, pedaggi, …) e le responsabilità dei collaboratori nell’usufruire del mezzo.
• Politica di retribuzione e benefit
  Questo punto è utile per ricordare ai collaboratori tutti i vantaggi a cui hanno accesso. Sono descritti i benefit che a vario titolo l’azienda riconosce (“buoni pasto” / cd. ticket resturant, carta carburante, flessibilità oraria in entrata/in uscita, eventuali strumenti e auto assegnate in uso promiscuo, aziendale e personale, incentivi e supporto in attività sociali, culturali, …)  
• Politica di assunzione e recesso del contratto
  L’azienda può meglio specificare le previsioni normative e contrattuali, in particolare, nelle fasi e nelle prassi operative di inserimento e di uscita dall’organizzazione del personale e dei collaboratori, che possono incidere, a vario titolo, nell’organizzazione e nella continuità delle attività aziendali.

Una volta completata la stesura del documento, lo stesso deve essere oggetto di promozione e condivisione con il personale, ad esempio, tramite affissione o messa a disposizione nel Portale aziendale. È importante non solo condividerne i contenuti, ma incentivarne la consultazione periodica.

Aggiornamento del Regolamento Aziendale

Naturalmente il Regolamento Aziendale è uno strumento dinamico, che deve fotografare la realtà dell’organizzazione. Risulta quindi fondamentale modificare o rivedere il regolamento aziendale per adattarlo alle nuove norme o leggi vigenti o ad altri regolamenti, oppure, in base ai nuovi obiettivi della e qualsiasi feedback arrivato dai dipendenti.

I punti trattati sono solo alcuni dei temi da trattare nel Regolamento Aziendale e sono da considerare come inizio per scrivere un documento importante per il successo di un’organizzazione