Autorizzazione per i sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro: nota dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro fornisce indicazioni operative in ordine al rilascio di provvedimenti autorizzativi per la videosorveglianza nei luoghi di lavoro ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970.

La nota dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro n. 2572/2023, stabilisce le indicazioni operative in ordine al rilascio dei provvedimenti autorizzativi in riferimento all’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo (articolo 4 della legge n. 300/1970).  

Dall’installazione di impianti audiovisivi, può derivare un controllo a distanza dei lavoratori, per questo motivo è necessario e prioritario procedere con l’accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti in azienda.

L’accordo con le rappresentanze aziendali costituisce, infatti, il percorso prioritario e la procedura autorizzatoria pubblica presso l’Ispettorato, risulta solo eventuale e successiva al mancato accordo con i sindacati ed è condizionata, ai fini istruttori, alla dimostrazione dell’assenza della RSA/RSU in azienda.

La carenza di codeterminazione tra datore di lavoro e rappresentanze sindacali o del successivo provvedimento autorizzativo non può essere colmata dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori: l’installazione rimane illegittima e penalmente sanzionata.

Videosorveglianza nei luoghi di lavoro: aziende multilocalizzate

Le imprese con più di una unità produttiva, localizzata nell’ambito di competenza della medesima sede territoriale dell’INL, potranno presentare un’unica istanza di autorizzazione. Previa verifica delle condizioni formali e sostanziali previste, l’INL emanerà un solo provvedimento valido per tutte le unità produttive interessate dalla stessa istanza. 

Qualora un’azienda sia già in possesso di un provvedimento autorizzativo ed abbia intenzione di installare il medesimo sistema in una diversa unità produttiva, potrà presentare istanza integrativa, purché l’impianto da autorizzare presenti i medesimi requisiti e le stesse modalità di funzionamento di quello già autorizzato. 

Videosorveglianza nei luoghi di lavoro: sistemi di geolocalizzazione

L’INL sottolinea la necessità di accordare le finalità di sicurezza del lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, con la tutela dei diritti dei lavoratori, anche in materia di privacy.

Infatti, tali impianti audiovisivi, permettono la raccolta e l’elaborazione di dati di vario tipo per in modo da consentire una verifica continua e puntuale, anche a posteri, della localizzazione dei mezzi (o comunque dei dispositivi) e del loro tracciamento e, quindi anche del lavoratore. Gli impianti audiovisivi devono quindi, soddisfare alcune garanzie in merito al trattamento dei dati personali:

• Permettere la visualizzazione della posizione geografica da parte di soggetti autorizzati solo se strettamente necessario rispetto alle legittime finalità perseguite
• Permettere la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro così da escludere il monitoraggio continuo del lavoratore
• Trattare i dati mediante pseudonimizzazione, escludendo dati direttamente identificativi agli interessati
• Prevedere la memorizzazione dei dati solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite

Il personale ispettivo dovrà quindi valutare l’opportunità di prevedere nel corpo dei provvedimenti autorizzativi il rispetto delle disposizioni normative sulla privacy, in accordo con il GDPR Regolamento UE 2016/679.

L’Ispettorato inoltre, segnala che le sopra citate garanzie, trovano applicazione anche in presenza di specifiche disposizioni normative che favoriscano o impongano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza: ne sono un esempio, le strutture scolastiche o socio-assistenziali e le sale scommesse.

Secondo l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, le garanzie riportate nell’articolo 4 del D.lgs 300/1970 e la disciplina in materia di trattamento dei dati personali non possono subire limitazioni, neppure se l’adozione di sistemi di videosorveglianza è imposta da normative di settore.

Quale procedura per installare un sistema di videosorveglianza in azienda?

Un’azienda che vuole installare telecamere di sorveglianza sul posto di lavoro, prima di mettere in funzione l’impianto, deve:

1. Informare i lavoratori interessati fornendo un’informativa privacy
2. Nominare un responsabile alla gestione dei dati registrati
3. Posizionare le telecamere nelle zone a rischio evitando di riprendere in maniera unidirezionale i lavoratori;
4. Affiggere dei cartelli visibili che informino i dipendenti ed eventuali clienti, ospiti o visitatori della presenza dell’impianto di videosorveglianza
5. Conservare le immagini per un tempo massimo di 24-48 ore;
6. Formare il personale addetto alla videosorveglianza
7. Predisporre le misure minime di sicurezza
8. Predisporre misure idonee di sicurezza atte a garantire l’accesso alle immagini solo al personale autorizzato;
9. Nel caso in cui le videocamere riprendano uno o più dipendenti mentre lavorano (è escluso il caso in cui sono ripresi mentre entrano o escono dal luogo di lavoro) si deve procedere ad un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, con la DPL (Direzione Provinciale del Lavoro) e ottenere l’autorizzazione all’installazione dei dispositivi elettronici di controllo a distanza.

Fonte nota dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro n. 2572/2023